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OPEN CLASS: CLAVES PARA OBTENER RESULTADOS Y PRIORIZAR

Hoy ePonente Sergio Cardonan día se dice que el estrés y la ansiedad son la enfermedad del siglo XXI. En las oficinas muchos trabajadores hacen cientos de tareas, pero al finalizar la jornada laboral no tienen conciencia de qué resultados han logrado. Esta sensación genera frustración e impotencia y socava el estado de ánimo.

La Escuela de Negocios y Dirección organizó el pasado jueves 25 de febrero la Open Class virtual y gratuita: Resultados y Prioridades. Esta estrategia se erige como el cuarto hábito del ciclo: 8 Hábitos Directivos que imparte el docente y experto Sergio Cardona.

Cardona, con más de 20 años de experiencia, certificado como Trainer por BMW Group y coautor del modelo directivo “Liderazgo y Gestión por 8 Hábitos”, nos explicó cómo la mala gestión del tiempo está generando personas insatisfechas y estresadas. La estrategia de resultados y prioridades es fundamental en la organización, ya que juega un papel clave en la liberación del estrés y la obtención de una actitud más productiva.

Durante la Open Class Sergio Cardona nos explicó algunas claves imprescindibles:

¿A qué nos dedicamos?

Esta es la pregunta esencial en torno a cuya respuesta debe organizarse el tiempo. Hay una afirmación que conoce todo el mundo, pero que no todo el mundo acepta. El tiempo es limitado y no se puede hacer todo. Muchos empresarios y trabajadores luchan día tras día por realizar todas las tareas obviando que hay un tiempo limitado y obviando la Ley de Pareto.

La Ley de Pareto, explicó Cardona, consiste en que el 20% de las acciones que se realizan genera el 80% de los resultados y el 80% restante de las gestiones solo impactan en un 20% de los resultados.
Para una buena organización en base a resultados conviene identificar las acciones que engloban el grupo del 20% que genera el 80% de los resultados, porque esas son las más eficaces. El resto deben ser delegadas o sistematizadas para que conlleven el menor tiempo posible.

Lista de tareas

Hacer una lista de tareas es una técnica clara, sencilla y visual. Sin embargo, debe realizarse dejando espacio a los siguientes baremos: prioridades, plazos y tiempos.
Si no se priorizase se estaría cayendo en la dinámica de intentar abarcarlo todo. Y, ¿cómo sé qué es prioritario? Sergio Cardona señaló durante la Open Class que la mejor forma es responder a las siguientes preguntas: ¿qué aporto yo a la empresa? y ¿para qué me han contratado?

Diferenciar entre lo urgente y lo importanteLo urgente y lo importante

El docente y experto Sergio Cardona puntualizó que un error muy común que se encuentra en las empresas es que no se distingue entre lo urgente y lo importante. La urgencia la define el tiempo. Algo es urgente porque se está acabando el plazo para entregarlo, lo que no implica que sea importante. Una persona dedicada únicamente a resolver tareas urgentes se queda obsoleta, ¿por qué? porque ha perdido de vista su misión en la empresa. Simplemente apaga fuegos sin pararse a pensar qué aporta eso a la compañía.

Cardona hizo hincapié en que lo importante son aquellas acciones que generan valor u oportunidades futuras. El valor lo tiene aquello que impacta en resultados de manera positiva. Normalmente las tareas urgentes engrosan listas y listas absorbiendo tanto tiempo que no dejan espacio para lo importante.

Matriz de Eisenhower

Es una matriz que utilizaba el que fuera presidente de Estados Unidos. Él dividía las tareas en cuatro grupos: no importante-no urgente, no importante-urgente, importante-no urgente, importante-urgente.
Un estrés positivo es puntual y es aquel que ayuda a luchar por lo que se quiere, como por ejemplo, acabar todas las tareas pendientes que se tienen para irme de vacaciones. El estrés negativo, en cambio, se alarga en el tiempo, no tiene fin y no permite una desconexión. Cardona llamó la atención a los asistentes para que tuvieran especial cuidado porque las personas que vuelcan el 60% del tiempo en la resolución de tareas vinculadas al cuadrante importante-urgente sufrirán estrés negativo y cometerán un mayor número de errores. Para reducir el tiempo que se dedica a este cuadrante el experto aconsejó trabajar el área de lo importante-no urgente.

Técnicas de gestión

Técnicas de gestiónPor último, Cardona habló de la técnica Pomodoro basada en la división de las tareas en tiempos de 30 minutos de los cuales 25 son de intenso trabajo y cinco de descanso. Esta técnica promueve el trabajo a contrarreloj lo que suele potenciar la efectividad. Como complemento Sergio Cardona aconsejó una organización de plan de trabajo semanal. En una planificación diaria lo único que se anotan son las emergencias, las urgencias. La organización semanal es la más flexible y permite la búsqueda de objetivos a un mayor plazo.

Para redondear la Open Class Sergio Cardona se despidió recordando a los participantes que es esencial aprender a decir no. El tiempo es limitado y un único individuo no puede alcanzar a hacerlo todo y hacerlo de manera óptima. Por lo que animó a los asistentes a probar los beneficios de la gestión del tiempo por resultados y prioridades.

La Escuela de Negocios y Dirección ofrecerá la siguiente open class virtual y gratuita de Sergio Cardona el 31 de marzo y versará sobre la Delegación y el Desarrollo, el quinto hábito directivo esencial para un buen liderazgo.

Mientras tanto y para ir abriendo boca el 15 de marzo Luisa Martínez Muneta, doctorada en ingeniería industrial gráfica, profesora universitaria con más de 20 años de experiencia y más de siete libros publicados, impartirá la open class virtual y gratuita: la Creatividad en las Empresas Actuales. En ella se abordará el design thinking, una metodología centrada en la generación de ideas innovadoras eficaces gracias a un sistema de trabajo basado en entender y dar solución a las necesidades reales de los usuarios.

No dejes pasar la oportunidad de aprender sobre design thinking ¡Inscríbete en la Open Class virtual y gratuita La Creatividad en las Empresas!

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