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8 CLAVES PARA ORGANIZAR EL DEPARTAMENTO COMERCIAL

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El sector de las ventas y las compras ha evolucionado mucho en los últimos años. La introducción de las nuevas tecnologías, internet y las RRSS han dejado atrás al vendedor puerta a puerta. Ya no es una mera cuestión de vender, la organización del departamento comercial ha cobrado una importancia primordial.

Precisamente de esto sabe mucho nuestro docente de Dirección Comercial del MBA de la Escuela de Negocios y Dirección – ENyD, Fernando Doral.

Fernando Doral, docente del MBA de ENyD

Según nos ha explicado, la función principal del departamento comercial es, obviamente, vender el producto. «Lo que ocurre es que una vez que se abre el cliente, el departamento comercial supone una vía de acceso directo con él, por lo que adquiere un protagonismo enorme para todo lo que tenga que ver con gestión de clientes», afirma el docente.

Por eso en la práctica, Doral añade que las funciones del departamento comercial «se amplían con actividades como el trato y fidelización de los clientes, la promoción de la marca y el producto, la identificación de puntos de mejora en la atención y satisfacción de los clientes… y hasta echar una mano en labores de facturación cuando es necesario».

Pero el objetivo no lo podemos perder de vista. Vender y generar ingresos. Especialmente en tiempos económicamente complicados como los experimentados recientemente. Por ello, los buenos comerciales se han convertido en profesionales muy demandados y valorados en todas las organizaciones. La selección de perfiles, definición de objetivos y la estructura adecuada del departamento de ventas puede suponer el éxito del negocio.

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¿Qué hace el departamento comercial?

Entre las funciones de dicho departamento se encuentran:

  • Definición de productos: conocer qué es lo que se vende es fundamental, así cómo conocer a quién se vende. Así, es necesario investigar los cambios en los gustos, intereses y preferencias de los clientes para adaptar las características de los productos al público objetivo.
  • Establecer objetivos: los comerciales conocen cuánto son capaces de vender y por tanto adaptarán las cuotas de producción a los objetivos de ventas y compras. Esto también se utiliza como elemento motivador para el equipo.
  • Atender y vigilar la calidad del producto: los comerciales son los miembros de la empresa que mejor conocen los productos y servicios que se ofrecen, y por tanto detectarán cualquier cambio de la calidad y cómo afecta a las ventas.
  • Comunicación con el cliente: vender ya no es simplemente convencer. El cliente actual está informado y requiere valores añadidos como una buena atención, asesoramiento y comunicación con la marca a través de diversos canales.
  • Resolución de problemas: la venta requiere un seguimiento. El departamento comercial deberá estar dispuesto a resolver dudas y problemas que el cliente tenga con el producto antes de su adquisición.

Por lo tanto, estas nuevas funciones requieren nuevas habilidades. Todo buen comercial debe conocer las técnicas de un comunicador efectivo. Saber escuchar, tanto a clientes como compañeros y superiores. Ser organizado, tanto en el tiempo como el espacio y mantener al día su cartera de clientes. Ser persuasivo, es decir, saber vender apelando a los beneficios que el producto tiene para quién lo compra. Estar informado de las tendencias del mercado y las últimas noticias del sector. Ser empático, amable y respetuoso con el cliente, favoreciendo siempre un clima positivo y profesional.

Independientemente del tamaño de tu empresa y del volumen del negocio, contar con un departamento comercial es indispensable para el correcto funcionamiento de la compañía. Incluso si eres autónomo o freelance, puedes incorporar características de la organización comercial a tu actividad y comportamiento.

Claves para una gestión eficiente

Todo departamento comercial debe vender obteniendo el máximo beneficio. Comprar al mejor precio y con la máxima calidad. Elaborar estrategias de marketing y publicidad encaminadas a atraer y fidelizar clientes. Desde la Escuela de Negocios y Dirección te ofrecemos 8 claves para crear y gestionar correctamente dicho departamento:

  • Definir tareas a desempeñar: los comerciales venden, pero desempeñan más tareas y actividades. Cobros, mantenimiento de clientes, informes, estándares de venta, establecimiento de contactos, etc. Defínele bien a tu equipo estas funciones y cómo desarrollarlas.
  • Describir las competencias: todo vendedor debe reunir una serie de competencias y aptitudes tangibles: conocimiento del producto y sector, técnicas de venta, estrategias y herramientas de marketing, etc. Pero además, deben reunir una serie de actitudes y habilidades personales y humanas que encajen con la empresa.
    • Distribución por territorio: a cada comercial se le asignará una zona geográfica o región. El inconveniente de esta forma es que no resulta fácil distribuir equitativamente.
    • Distribución por producto: cada comercial se encargará de vender un producto distinto. Esto resulta beneficioso pues cada miembro del equipo se especializará y será experto en un producto concreto.
    • Distribución por mercado: este modelo es especialmente útil para los negocios que tiene varios canales de distribución.Diseño de la estructura del departamento: la estructura siempre dependerá del tipo de empresa, negocio y producto. Es recomendable que sea lo más horizontal posible, pero siempre respondiendo a la Dirección General.
  • Política de remuneración: debe ser clara y transparente, igualitaria y acorde a la estrategia de la empresa. Debe motivar y orientar al comercial a alcanzar los objetivos. Los incentivos y remuneraciones deben ser proporcionales al desempeño y pueden ser económicos y/o emocionales.
  • Número de miembros del equipo: el volumen del departamento dependerá de la estructura, el número de clientes potenciales, las posibilidades de ventas, los contactos, los productos, etc. Asegúrate que todos los miembros cumplen su función y no haya nadie prescindible ni imprescindible.
  • Selección de personal: el proceso de reclutamiento debe ser minucioso, en función de los criterios que la empresa considere conveniente. Recuerda que un buen comercial no se define exclusivamente por sus aptitudes técnicas, sino también por las emocionales.
  • Preparación y formación: emplea todo el tiempo y recursos que consideres necesarios para formar adecuadamente a tus empleados en la política y filosofía de empresa, estrategias de marketing, características de los productos, etc.
  • Monitorización: el departamento comercial requiere un seguimiento y control exhaustivo independientemente de que los resultados sean positivos o negativos. En función de éstos, se implementarán los cambios y correcciones correspondientes.

No obstante, Fernando Doral especifica que si tuviera que dar un par de claves más para ayudar al éxito de la función comercial, comenzaría aconsejando flexibilidad. «No hay una estructura idónea que aplique al cien por cien de las empresas en el cien por cien de los entornos». El departamento comercial debe ser un ejemplo de dinamismo para adaptarse a los cambios del mercado, dado que los detectan antes que ninguna otra función corporativa.

departamento comercialEn segundo lugar, dentro de esta flexibilidad, aconseja «mantener una estructura que tenga sentido». Es decir, una empresa con una cartera de productos muy variada, normalmente tendrá que estructurar su fuerza comercial en función de cada línea de productos, ya que «es raro que un mismo vendedor sea óptimo vendiendo máquinas frigoríficas y disolventes para pinturas, por poner un ejemplo», explica Fernando Doral.

«Si lo que varía y se especializa es la cartera de clientes, pues será el criterio más adecuado para dividir la fuerza comercial. Si no, la división territorial es una buena opción». Se trata, en definitiva, de «encontrar el modelo que mejor se ajuste a las particularidades de la empresa, manteniendo un espíritu de permanente dinamismo y flexibilidad».

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Además, el departamento comercial deberá estar al corriente de todas las tareas y actividades que desempeñan el resto de equipos de la empresa. Las ventas son pilares fundamentales de toda entidad, por lo que su correcto desarrollo y funcionamiento garantizará el éxito del negocio. Para conseguir esto, todo profesional debe mantenerse actualizado y formado. Con los cursos de especialización en dirección comercial de ENyD, conseguirás una visión práctica y cercana a la realidad empresarial.

Si lo que deseas es convertirte en un profesional polivalente, capaz de abordar diferentes funciones y asumir responsabilidades y tomar decisiones para las diferentes áreas clave de la empresa como son el marketing, la gestión de personas, la dirección de operaciones o las finanzas, no dudes en solicitar información sobre nuestro Máster en Administración y Dirección de Empresas (MBA).

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21 Comentarios

  1. Avatar
    Brenda H.
    27 diciembre, 2017 at 06:55 — Responder

    Cabe mencionar que muchas veces la fuerza de ventas no tiene claro sus objetivos, ya que solo tiene en la mente vender, pero el departamento comercial va más allá de esa función, por tanto tal como recomienda IntegraMarkets en el manual de Gestión Comercial, la dirección de ventas debe encargarse de establecer indicadores de desempeño, así como políticas de medición y mejora continua.

    • Escuela de Negocios
      27 diciembre, 2017 at 10:16 — Responder

      Muchas gracias por tu comentario Brenda.
      Efectivamente, es imprescindible establecer un seguimiento para identificar de manera sistemática la calidad del desempeño. De esto modo, se podrá introducir los ajustes o cambios oportunos para conseguir resultados satisfactorios.
      Estamos encantados de que nos sigáis dando vuestro feedback, por ello me gustaría recomendarte otros artículos relacionados que podrás consultar en Business Magazine en la categoría de Marketing y Ventas.

  2. Avatar
    MARIA
    6 junio, 2018 at 05:23 — Responder

    BUENAS NOCHES TENGO DOS PREGUNTAS
    ¿CUÁL SERÍA LA ESTRUCTURA DE GESTIÓN COMERCIAL ADECUADA PARA UNA MYPE?

    ¿QUÉ ESTRATEGIAS DE MARKETING SE PLANTEARÍA PARA LA MYPES DE LA CIUDAD DE HUANCAYO?

    • Gemma Juan Giner
      6 junio, 2018 at 10:53 — Responder

      Hola María, ¿qué tal?

      Muchas gracias por tu interés. Le hemos pasado tus preguntas a nuestro docente, Fernando Doral, y nos ha respondido lo siguiente:

      «No hay una estructura comercial única que sirva para todos los modelos de empresa. Probablemente una PYME no necesite una estructura demasiado complicada, excepto si su estrategia es push (trabaja en el canal de distribución) o es una empresa B2B, en la cual la principal fuente de clientes es la fuerza comercial. Tampoco es lo mismo una empresa con 15 empleados que una con 150. Pero en general, para una empresa pequeña suele ser suficiente una persona que se dedique a tiempo completo, gestionada por un responsable comercial, que puede compatibilizar sus funciones con otras, como la de responsable de marketing, por ejemplo».

      Con respecto a la segunda pregunta, es muy difícil responder. Fernando Doral explica que «las estrategias dependen de cómo sea la empresa, a qué negocio se dedique, qué competidores tiene, cómo son sus clientes actuales y potenciales, si le es posible expandirse…»

      Esperamos haber resuelto tus dudas. Cualquier cosita no dudes en escribirnos. Que tengas un feliz día María y muchas gracias por seguir nuestros artículos.

  3. Avatar
    MARIA
    9 junio, 2018 at 06:13 — Responder

    muchas gracias,por sus comentarios

  4. Avatar
    MARIA
    9 junio, 2018 at 06:15 — Responder

    Muchas gracias

  5. Avatar
    Elizabeth
    1 octubre, 2018 at 22:36 — Responder

    Hola Gemma me han encargado crear área comercial para una empresa que se dedica al transporte de materiales peligrosos, por favor me puedes dar algunas pautas para poder hacer la estructura, lineamientos y directrices a tener en cuenta para armar esta area,
    muchas gracias por tu respuesta.

    • Gemma Juan Giner
      5 octubre, 2018 at 11:49 — Responder

      Hola Elizabeth, ¿qué tal estás?

      Muchas gracias por tu interés. Ante tu pregunta, hemos preguntado a nuestro docente, Fernando Doral, para que pudiera darte algunos consejos. Su respuesta ha sido la siguiente:

      Lo primero que deberías hacer sería analizar cuál es tu mercado potencial. Entendemos que tu negocio es B2B, así que tendrías que investigar cuántas y más o menos cuáles son las empresas a las que deberías ofrecer tu servicio. Luego, dependiendo de cuántas sean, cómo sean y dónde estén, ya decidir cuántos vendedores necesitas para cubrir las zonas y los clientes potenciales, teniendo en cuenta que después habrá que dar servicio a los que se vayan cerrando. Y por último estructurar la fuerza de ventas, dependiendo de cuántos vendedores haya, cómo estén dispersos los clientes potenciales y el tipo de cliente.

      Un saludo y suerte con el reto 🙂

  6. Avatar
    Marta
    21 noviembre, 2018 at 17:01 — Responder

    Hola Gemma,
    me han encargado estructurar comercialmente un evento en el cual habrá unas 200 personas, posibles nuevos clientes. ¿Me puedes asesorar de como lo puedo hacer?
    Muchas gracias!!

    • Escuela de Negocios
      26 noviembre, 2018 at 10:15 — Responder

      Hola Marta, ¿qué tal?

      ¿Podrías darnos más datos de ese evento para que podamos aconsejarte mejor?

  7. Avatar
    Daniel
    4 enero, 2019 at 02:11 — Responder

    Hola que tal, me han encargado el estructurar un area comercial para una empresa que se dedica a la venta de piezas y refacciones para relojeria, apenas comienza el area de telemarketing y cuenta con 2 personas unicamente, que me aconsejas para poder estructurar un area asi.

    • Gemma Juan Giner
      20 febrero, 2019 at 16:27 — Responder

      Hola Daniel, ¿qué tal?

      Hemos preguntado a nuestro docente, Fernando Doral, para poder darte una respuesta lo más completa posible. Según Doral, en cualquier departamento de marketing y ventas, lo primero es analizar cuáles son tus clientes potenciales. Entendemos que en este tipo de empresa se trabaja B2B, así que habrá un número limitado de clientes potenciales. Lo que nuestro docente haría sería pensar en profundidad a quién puede interesarle tu producto. Ya dependiendo de eso, actuaría. Es decir, si sale una cartera de clientes potenciales de 2.000 empresas, la estructura del departamento es completamente distinta de si son 200. Si son clientes muy especializados, necesitarás que el personal de ventas también lo sea, etc. Así que lo primero, y en profundidad, es pensar quién puede comprar tu producto y actuar en consecuencia.

      Esperamos haber sido de ayuda. No obstante, cualquier duda que tengas, ya sabes que nos la puedes consultar sin ningún problema e intentaremos darte una respuesta lo antes posible. ¡Muchas gracias por tu interés y mucha suerte!

  8. Avatar
    Alejandro Espinosa
    10 enero, 2019 at 01:17 — Responder

    Estoy organizando un equipo comercial (una nueva experiencia laboral) para canceleria y barandales arquitectónicos en stands y posicionar la marca de la empresa, queremos para empezar 5 plazas, patios o parques comerciales.
    ¿Como comenzar a organizar?

    • Gemma Juan Giner
      20 febrero, 2019 at 16:32 — Responder

      Hola Alejandro, ¿qué tal?

      No sé si entendemos bien la idea. Entendemos que se trata de una empresa que vende productos de forma o similar, pero no si es para particulares o para empresas. De cualquier modo, es necesario pensar quién va a comprar tu producto. Si son empresas, nuestro docente, Fernando Doral, aconseja elegir algunas ferias que fueran de interés para ese tipo de empresas. Y la manera de enterarse de qué ferias o eventos son más importantes, es preguntarles a ellos. Si son particulares, la cosa se complica un poco, porque no se trata de una categoría de producto que a uno se le ocurra comprar de manera no planificada, así que en ese caso lo ideal sería trabajar una buena estrategia de marketing digital, para estar presente cuando los clientes necesiten y busquen el producto.

      No sé si hemos respondido de manera correcta a tu pregunta, en cualquier caso, nos puedes volver a escribir. Muchas gracias por tu interés y un fuerte abrazo.

  9. Avatar
    Rudy
    1 marzo, 2019 at 23:26 — Responder

    Hola, Buenas tardes, quisiera alguna orientación, ya que trabajo para una academia de ingles y quiero crear, establecer y fortalecer el área comercial o de marketing, realmente quiero fortalecer todas las áreas, pero una a uno, pudiera darme algunas pautas, tenemos una ventaja que es que somos la única academia que enseña ingles, pero por la situación que atravesamos es un poco difícil y me siento desorientada en cuanto a como podría ejecutar o poner en marcha esta área. Saludos y Gracias

    • Gemma Juan Giner
      11 marzo, 2019 at 12:13 — Responder

      Hola Rudy, ¿qué tal estás?

      Hemos pedido consejo a nuestro docente, Fernando Doral. Según él, lo primero que se plantearía sería «si soy la única academia de inglés, por qué soy la única academia de inglés». Es decir, deberías analizar muy profunda y tranquilamente si hay demanda suficiente para el servicio que ofreces. Si llegas a la conclusión de que sí hay demanda, entonces tienes que preguntarte por qué no estás alcanzando el resultado que deseas. Nuestro docente entiende que una academia de inglés debería tener demanda suficiente, a no ser que el entorno no pueda permitírselo.
      Pudiera ser que antes sí obtuvieras resultado y ahora no, en cuyo caso habría que revisar el modelo, por si has cometido algún error que el mercado no te perdone. Si fuera así, deberías tomar acciones.

      Si llegas a la conclusión de que hay demanda, tienes que preguntarte quién puede comprar tu producto. A lo mejor estás atacando al target equivocado. Es decir, si es un pueblo con muchas personas mayores y pocos niños, igual el producto que tienes que ofrecer es adaptado a personas mayores, o al revés. También hay que mirar cuál es el perfil del público objetivo que puede comprar el producto, recuerda que la demanda sólo está formada por personas que estén en disposición de comprar el producto, lo necesiten, puedan acceder a él y puedan pagarlo.

      Una vez tengas claro tu público objetivo, habría que comunicar al máximo. Como es de temporada, habría que preparar clases específicas para aprender a manejar inglés básico antes de vacaciones, etc. Es decir, es mejor que la promoción esté bien dirigida.

      En resumen, lo básico es que analices cuál es la demanda de tu producto. Una vez hecho con honestidad, si la demanda es insuficiente hay que cambiar de negocio o de orientación, y ahí habría que echar imaginación. Si es suficiente, y dado que no hay competencia, hay que atacar al público objetivo, adaptando las 4 Ps a él: el producto, la manera de comunicarlo, la manera de venderlo y el precio (con las comodidades de pago que sean posibles).

      Esperamos haberte ayudado con las dudas que tenías. Cualquier cosita, no dudes en volvernos a escribir. Es un placer para nosotros poderos ayudar.
      ¡Feliz día y gracias por seguirnos!

  10. Avatar
    Diego
    16 mayo, 2019 at 03:55 — Responder

    Hola Gemma, soy coordinador de un equipo de tres vendedores, pero noencuentro aun un metodo eficiente de organizacion para que evitar «choquen» con las mismas empresas y que sean constantes con las cuentas de las empresas que son clientes. Me recomendarias bibliografia al respecto? Gracias.

    • Gemma Juan Giner
      12 junio, 2019 at 09:19 — Responder

      Hola Diego, ¿qué tal estás?
      Respondiendo a tu pregunta, si los productos no exigen mucha especialización ni los clientes tampoco (es decir, cualquiera de los tres puede vender cualquier cosa), sin duda la mejor estructura es la territorial, teniendo en cuenta que el concepto de territorio tiene más que ver con la cartera de clientes que con el área geográfica. Cada territorio debe tener un conjunto homogéneo de clientes, que además estén próximos geográficamente (para evitar que uno pase por el territorio de otro y ya de paso prospecte).
      Con respecto a la bibliografía que nos pides, cualquier manual de Dirección Comercial seguro que incluirá un capítulo dedicado a la estructuración del departamento comercial.

  11. Avatar
    Luis
    17 mayo, 2019 at 22:59 — Responder

    Estimado
    Me encargado desarrollar dentro de la empresa de servicios y una area de venta de productos que tiene afinidad con el servicio, agradeceria me indiques los pasos a seguir para desarrollar el area de venta de productos.

    • Gemma Juan Giner
      12 junio, 2019 at 09:55 — Responder

      Hola Luis, ¿cómo estás?

      Pues depende de muchas cosas. Si lo que planteas es un «cross selling» a tus clientes actuales, la cosa es muy fácil. Si no, la cosa depende de si es un B2B o un B2C. Si es un B2B, el procedimiento siempre es el mismo: analizar cuál es el perfil de cliente potencial, hacerse con una lista de clientes que encajen en ese perfil, repartirla entre la fuerza comercial y hacer un plan de visitas. Si se trata de B2C la cosa se complica, porque entendemos que lo que habría que trabajar es en el canal que vaya a vender el producto.

      Esperamos haber resuelto tu duda. Un fuerte abrazo.

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